AI와 인디오홀덤 | 슬롯버프 자동화는 비동기식 업무를 촉진하고, 정보 교환을 최적화하며, 낮은 수준의 업무를 최소화함으로써 기업이 주 4일 근무제로 전환하는 데 도움을 줄 수 있다.

전 세계적으로 주 4일 근무제 시범 운영의 성공 사례가 널리 알려졌지만, 주 4일 근무제는 여전히 흔치 않은 업무 방식이다.

포레스터의 수석 애널리스트 레슬리 조셉은 “대부분의 기업에는 주 4일 근무에 대한 전통적인 사고가 존재하고 관리자의 저항도 많다”라고 말했다.

조셉은 주 4일 근무를 실험한 기업은 기업 내 체계적인 지원이 있을 수록 긍정적인 결과를 얻었다고 말했다. “직원은 실제로 주 4일 근무제를 긍정적으로 평가하고 생산성이 더 높아졌다는 사실을 발견했다. 개인의 정신 건강과 일과 삶의 균형도 개선되었다”

인디오홀덤 | 슬롯버프 하지만 주당 32시간 근무로는 40시간 근무만큼 많은 일을 해낼 수 없다는 인식은 여전히 남아 있다. 전통적인 업무 방식이 사실인지 여부와 관계없이 일부 기업에서는 자동화와 새로운 AI 도구, 특히 생성형 AI가 주 4일 근무제를 성공으로 이끄는 핵심 요소로 입증되고 있다.

AI의 도움으로 비동기적으로 작업하기
영국의 구글 클라우드 협력업체 코브리(Cobry)는 2년 반 전에 주 4일 근무제를 도입했다. 챗GPT 및 기타 생성형 AI 도구가 등장하기 몇 달 전이었기 때문에 기업은 주 4일 근무제 도입 전후의 상황을 한눈에 파악할 수 있었다.

주 4일 근무제에 대한 연구 결과, 전환 전에는 기업 내 여러 부서를 새로운 일정으로 일괄 전환하는 단계적 전환이 제대로 작동하지 않는 경우가 많았는데, 이는 기업이 일종의 “분석 마비”에 빠지기 때문이었다.

상무이사 콜린 브라이스는 “보통 사람들이 겁을 먹고 방향을 바꾸는 것으로 끝난다. 그러니 할 거라면 그냥 실행에 옮겨라”라고 조언했다.

인디오홀덤 | 슬롯버프 코브리에서 주 4일 근무제를 전사적으로 도입했을 때 브라이스는 모든 직원에게 근무 시간을 줄이면서도 효율성을 높이기 위해 몇 가지 원칙을 기억해 달라고 요청했다. 자동화할 수 있는 부분은 자동화하고, 제거할 수 있는 부분은 제거하고, 아웃소싱하거나 위임하고, 효율성 향상을 위해 학습이 필요한 부분이 있다면 교육해야 한다는 원칙이다.

여기에 더해 챗GPT와 다른 도구의 등장으로 “어떻게 하면 주 4일 근무제를 더 잘 활용할 수 있을까?”라는 또 다른 원칙이 생겼다.

이 원칙은 주 4일 근무에 대한 코브리의 접근 방식이 몇 가지 운영상의 문제를 야기했기 때문에 매우 중요했다. 내부적으로 ‘20% 타임’이라고 부르는 이 정책은 직원이 매주 매일 20%, 반나절 또는 전일 중 하루를 쉴 수 있도록 허용한다. 하지만 두 명의 동료가 서로 다른 날에 하루씩 휴가를 선택하면 일주일에 3일만 겹치게 되므로 비동기식 업무가 늘어날 수밖에 없다.

하지만 코브리는 기존 도구 덕분에 운이 좋은 편에 속했다. 브라이스는 “코브리는 매우 현대적인 클라우드 기반 기술 스택을 보유하고 있다. 업무 관리에는 아사나, 지식 베이스로는 노션, CRM에는 허브스팟(Hubspot), 비즈니스 인텔리전스에는 루커(Looker)를 사용하고 모두 구글 워크스페이스를 중심으로 구축되어 있다. 여기에 구글의 제미나이 AI 모델이 추가되면서 각 구성 요소에는 이제 상당한 양의 생성형 AI가 내장되어 있다”라고 설명했다.

브라이스에 따르면 기술 스택 전반에서 AI는 공유 근무 시간 동안 직원이 대면 업무를 할 수 도록 지원하고 문서화 또는 하위 수준의 작업에 특히 유용하다. 코브리는 회의 내용을 필사하고, 전략 문서를 작성하고, 심지어 맞춤 제작한 특수 봇으로 정보를 공유하는 데도 AI를 사용한다. 연중무휴 24시간 이용 가능하므로 구글 클라우드의 최신 업데이트, 현재 휴가 중인 직원 목록, 생일 알림 등 내부 팀에 유용한 다양한 데이터를 제공함으로써 비동기식 업무를 지원한다.

이 사용례는 코브리가 주 4일 근무제를 실현하기 위해 강조하는 네 가지 원칙, 즉 자동화, 제거, 아웃소싱 또는 위임, 교육에 부합하는 사례다.

브라이스는 “AI 도구가 도입되면서 코브리는 성공적인 주 4일 근무를 위한 믿을 수 없을 정도로 강력한 다섯 번째 방법을 즉시 확보했다. 이전에는 훨씬 더 많은 작업과 외부 전문가의 도움이 필요했던 문제를 진행할 수 있게 되었고, 해결한 경우도 있다. AI 도구를 사용하면서 반복 작업이 상당 부분 해소되어 업무 효율성이 높아졌다”라고 말했다.

사고할 시간 늘어나면서 기업 성장해
영국에 본사를 둔 마케팅 AI 회사인 애스크 보스코(Ask Bosco) CEO 존 리드먼은 2019년 회사를 설립하면서부터 주 4일 근무제를 시행했다. 직원은 수요일이나 금요일 중 하루를 휴무일로 지정한다. 리드먼은 AI의 등장으로 직원 수나 근무 시간을 늘리지 않고도 비즈니스가 성장했다고 말했다.

리드먼은 “주 4일 근무제를 유지하면서 인력을 늘리지 않고도 더 많은 프로젝트를 수주할 수 있었기 때문에 일과 시간 내 완성량이 늘어났다. AI 도구 덕분에 일을 서두르지 않게 되고 생각할 시간이 늘어나서 업무의 질이 향상되었다”라고 설명했다.

검색 엔진 최적화를 위한 콘텐츠 제작에 챗GPT와 미드저니를 사용하고, 작업 목록과 의제를 조정에 AI 회의용 메모 작성, 자동 경비 보고, 오디오 녹음 없이 기술 안내서를 만들 수 있도록 기술 전문가의 음성을 복제하는 등 현재 애스크 보스코에서 AI를 적용한 분야는 다양하다.

전사적인 공모전을 통해 새로운 AI 사용례 아이디어를 적극적으로 모집할 정도로 AI는 애스크 보스코에 큰 가치를 부여했다. 직원은 어떤 도구를 사용할지, 어떻게 사용할지, 그리고 얼마나 많은 시간을 절약할지를 파악해야 했다. 세 명의 우승자가 아이디어로 상금을 받았다.

리드먼은 기업의 모든 영역에 AI와 자동화를 도입하는 데 낙관적이지만, 애스크 보스코가 손대지 않는 영역도 있다. 리드먼은 “직원이 하는 일을 모니터링하고 감시하는 데 AI를 사용하지 않는다. 그렇게 하는 회사도 있다는 것은 알지만, 직관적이지 않다고 생각한다”라고 말했다.

정보 교환을 촉진하는 주 4일 근무
미국에 본사를 둔 인력 관리 소프트웨어 업체인 세이프가드 글로벌(Safeguard Global)은 “원하는 방식으로 일하기”라는 유연한 근무 정책을 시행하고 있다. 최고 기술 책임자 두리 치타얏은 이 정책을 통해 직원은 원하는 시간에 원하는 방식으로 일할 수 있으며, 근무 시간보다는 성과를 기준으로 평가받는다고 말했다.

치타얏은 “팀은 업무 협약을 맺는다. 예를 들어 한 동료는 금요일에 쉬는 것을 선호한다. 반면에 필자는 금요일에 종료 시간을 넘길 것 같은 회의를 일정으로 넣는 것을 좋아한다”라고 말했다.

치타얏에 따르면 AI는 정보 교환에 소요되는 시간과 노력을 줄여주기 때문에 어떤 식으로든 업무에 도움이 된다. 예전에는 올바른 데이터를 수집하고 적절한 사람에게 전달하는 시간이 많이 걸리고 그 과정에서 여러 가지 병목 현상도 발생했다. 치타얏은 “AI는 정보의 지연과 시스템의 대기열을 제거한다”라고 말했다.

세이프가드는 에이전트 오케스트레이션을 위한 랭체인과 랭그래프 같은 오픈소스 프로젝트, UX와 개발자 경험을 위한 버셀 AI SDK, 자연어 처리를 위한 오픈AI 및 기타 업체의 LLM 등 다양한 생성형 AI 도구를 사용한다. 채용, 지식 관리, 인력 분석, 지출 분석, 고객 서비스 관리 등 사용례는 다양하지만 모두 정보에 대한 접근과 교환을 더 효율적으로 만드는 도구다.

실제로 정보 교환이 매우 효율적으로 이루어지면서 “고도로 숙련된 사람들(정보를 얻고자 하는 곳)이 새로운 병목 현상이 되고 있을 정도”다. 칭타얏은 “이들은 모든 것이 꽂혀 있는 벽면 콘센트와 같은 존재이다. AI를 사용하면 이러한 정보를 더 쉽게 얻을 수 있다”라고 설명했다.

이러한 효율성의 위험은 직원이 소진되어 기업을 떠날 수 있다는 것이다. 치타얏은 재택근무나 주 4일 근무제와 같은 유연한 근무 방식은 직원에게 재충전할 수 있는 시간을 주며, 직원은 회사에 계속 남을 가능성이 높다고 말했다.

직원이 필요할 때 하루를 쉴 수 있는 여유 제공함으로써 단순히 겉으로 드러나는 것이 아니라 성과라는 가치를 사람들에게 전달할 수 있다는 의견이다.

가치 있는 채용 도구로서의 유연 근무제
유연 근무제는 직원 유지뿐만 아니라 채용에도 도움이 된다. 브라이스에게 코브리의 주 4일 근무제는 다른 회사와 경쟁할 수 있는 ‘조커 카드’다.

브라이스는 “사람들은 정말로 충격을 받는다. 면접에서 주 4일 근무제를 이야기하면 ‘와, 그게 무슨 말이야?’라고 되물으면서 못 믿겠다는 반응을 보인다. 급여를 20% 덜 주는지도 물어본다”라고 말했다.

이러한 장점은 경쟁이 치열한 시장에서 코브리를 다른 기업과 차별화했다. 브라이스는 “주 4일 근무제를 시행하는 다른 구글 클라우드 협력업체는 없을 것”이라고 자부심을 내비쳤다.

궁극적으로 코브리의 주 4일 근무 정책은 직원 경험의 연장선상에 있다. 브라이스는 “저녁이나 주말에 일하지 않는 것에 대해 매우 신중을 기해 왔다. 직원의 삶을 존중하고 일과 삶의 균형을 맞추는 노력의 연장선상”이라고 말했다.

일이 곧 삶인 ‘허슬’ 문화의 시대에 직원이 남는 시간에 프리랜서나 아르바이트를 할 것이라는 예측도 있다. 그러나 리드먼은 애스크 보스코의 경험에서 그 반대의 사실을 발견했다. 애스크 보스코는 익명의 일반 직원을 대상으로 행복도 설문조사를 실시한 결과 대다수 직원이 추가 휴가를 집안일, 심부름, 기타 유지 관리와 같은 ‘생활 관리’ 업무에 사용한다는 결과를 냈다.

리드먼은 주 4일 근무제가 기업과 직원 모두에 도움이 된다고 말했다. 또한 주말을 즐길 수 있다는 것은 정신 건강에도 도움이 된다는 뜻이라며, 또한 개인의 일과 회사 일이 겹치지 않는 시간이 충분히 확보되므로 근무하는 4일 동안 집중하는 데 도움이 된다고 말했다.

리트머스 시험지로서의 주 4일 근무제
브라이스는 코브리의 주 4일 근무제가 비즈니스 전반의 바로미터가 되었다고 말했다. 코브리에 있어 주 4일 근무제는 기업이 전반적으로 얼마나 잘 운영되고 있는지 평가할 수 있는 돋보기와도 같았다. 치타얏 역시 “4일 안에 이 일을 해낼 수 없다면 그 이유는 무엇일까?”라는 질문이 집중력을 높이는 데 큰 원동력이 되었다고 말했다. “프로세스가 잘못되었나? 모두가 각자의 도구를 사용하고 있는가? 숙련 인력의 문제인가? 등 매우 도발적인 질문을 던지게 되었다”라고 밝혔다.

치타얏은 세이프가드 글로벌에서도 비슷한 방식으로 일하고 있다며 사람을 고용해 사무실에 출근하게 하는 기존 방식은 그다지 좋은 관리 전략이 아니라고 단언했다. 기존 업무 방식은 드라마틱한 성공을 만들어내기는 하겠지만 현재 집중하는 것은 데이터라며 “데이터로 성과를 더 자세히 파악할 수 있고 누가 성공하고 누가 그렇지 않은지, 올바른 질문을 하는 법을 배우고 있다”라고 말했다.

그 결과 더 많은 리더가 데이터에 기반하거나 데이터에 기반한 의사결정을 내리고 있다.

포레스터의 조셉은 데이터 기반 접근 방식이 결국 현재 주 4일 근무제를 시행하지 않는 기업에서도 점진적으로 주 4일 근무 목표를 달성하는 데 도움이 된다고 주장했다. 포레스터와 협력 관계에 있는 한 인도 기업은 회사는 주 4일 근무를 목표로 삼고 있었지만 바로 전면적으로 전환하지는 않았다. 대신 3개월 동안 시범 운영을 시작해 직원과 고객 모두에게 피드백을 요청했다.

파일럿이 끝났을 때 고객은 5점 척도에서 회사의 성과를 4점 이상으로 평가했고 직원 만족도 점수는 평소 3.2점 또는 3.3점에서 4점을 훨씬 상회하는 수준으로 상승했다. 그 시점에서 회사는 주 4일 근무를 영구적으로 도입했다.

조셉은 다른 기업에도 실용적인 시각으로 전환을 고려하라며 “무엇을 측정해야 할까요? 수집하는 지표를 통해 주 4일 근무가 기업과 직원 입장의 다양한 쟁점에서 장기적인 건강에 미치는 영향을 어떻게 파악할 수 있을까?”라는 질문을 던졌다.

조셉은 주 4일 근무제만을 고려하지 말고, 전반적인 직원 경험을 개선할 목적의 광범위한 프로그램의 일부로 고려해야 한다고 말했다. 그리고 기업은 업무 방식에 대해 신중하게 고민해야 한다.

파워포인트 대신 6페이지 분량의 메모로 생각을 표현하도록 요청해 회의를 최소화하는 것으로 유명한 아마존이 한 예다.

조셉은 “이 모든 것은 기업이 문화를 형성하고 협업 도구, 자동화 도구, AI 도구 등을 목표에 맞춰 조정해 직원이 출근해서 최선을 다해 일하고, 가장 생산적으로 일하며, 절약한 시간으로 다른 일을 할 수 있는 특정 업무 환경을 조성하기 위한 신호다. 총체적으로 접근하자”라고 제안했다.
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